파일을 수정할 수 없도록 저장하면서 쉽게 공유 및 인쇄할 수 있도록 엑셀파일을 PDF 파일로 변환할 수 있다.
Microsoft Office 2010 프로그램을 사용하면 추가 소프트웨어 또는 추가 기능 없이도 파일을 PDF 형식으로 변환할 수 있다.
□ 엑셀 PDF 파일변환
- 파일탭-다른 이름으로 저장-파일 형식 목록에서 PDF (*.pdf)
※ 다른 형식으로 파일 저장(다른 이름으로 저장 명령) 엑셀 단축키 : Alt 키 + F, A
저장 후 파일을 선택한 형식으로 열려면 게시 후 파일 열기 확인란을 선택
문서를 고품질로 인쇄해야 할 경우 표준(온라인 게시 및 인쇄)을 클릭학고 파일 크기가 인쇄 품질보다 중요한 경우에는 최소 크기(온라인 게시)를 클릭한다. 옵션을 클릭하여 인쇄할 페이지를 설정하고 변경 내용 인쇄 여부 및 출력 옵션을 선택, 확인을 클릭 후 저장
□ 엑셀 여러시트를 한번에 PDF파일변환
앞서 설명한 엑셀 PDF파일변환은 하나의(단일) 시트만 가능한것으로 생각하는 경우가 있지만 업무에서 엑셀자료를 만들다보면 대개 복수(2개이상) 시트로 파일이 만들어지곤 한다. 이럴때 여러시트를 한번에 PDF 파일로 변환할 수 있을까? 물론 가능하다.
엑셀 프로그램을 시작(오픈)하면 첫번째 시트가 자동으로 선택되는데 "여러개의 시트를 선택"한 후 앞선 설명한 PDF파일변환 순서와 동일하게 진행하면 간단히 해결된다.
여러개의 시트 선택은 컨트롤키(Ctrl) 또는 시프트키(Shift)를 누른 상태에서 마우스로 포함할 시트를 선택한다. 컨트롤키(Ctrl)와 시프트키(Shift) 차이점은 연속해서 선택하는냐의 여부다.
예를 들면, 첫번째에서 마지막까지 연속된 시트를 선택하고 싶을땐 첫번째 시트를 선택하고 시프트키(Shift)를 누른 상태에서 마지막 시트를 선택하면 끝. 반면에 컨트롤키(Ctrl)를 누른상태에서 원하는 시트를 꾹꾹 눌러 선택하면 된다.
